კორპორატიული წვეულების ორგანიზების შესახებ, ინტერნეტ სივრცეში, უამრავ ბლოგსა თუ სტატიას წაიკითხავ, თუმცა, შევამჩნიე, რომ ქართულად პრაქტიკული ინფორმაცია თითქმის არ მოიპოვება, ამიტომაც გადავწყვიტე, ამაზეც დამეწერა. როგორც პროფესიონალ ივენთ მენეჯერს, ბევრი მეკითხება, რომ ალბათ, ივენთის ორგანიზება ძალიან რთულია. პრინციპში, ძნელია შეედავო, დიდ ძალისხმევას საჭიროებს, მაგრამ აქ მთავარი მიდგომაა. მთლიანი საქმე უნდა დაყო მცირე ამოცანებად, რისი შესრულებაც შენს ძალებს არ აღემატება. ეს დაგეხმარება, კონცენტრირდე და დროის ერთ მონაკვეთში ერთი საქმის კეთებით შეძლო საქმის ბოლომდე მიყვანა.
დაიწყე, რაც შეიძლება მალე!
კორპორატიული წვეულების დაგეგმვა მოიცავს უამრავ დეტალს, რომელსაც მოცდა და მეორე მხრიდან დადასტურება სჭირდება. ასე რომ, დაიწყე მომზადება ახლავე! პირველ რიგში, გამოიკითხე, როგორი იყო გასული წლის წვეულება? ეს არამხოლოდ ახალი იდეების წყაროა, არამედ, გაძლევს ინფორმაციას, რას ელიან კოლეგები წლევანდელი კორპორატიულიდან და როგორ შეიძლება შარშანდელზე უკეთესი ივენთის გაკეთება.
ჩეკ-ლისტი!
სიებად ჩამოწერე ყველა გასაკეთებელი საქმე. ეს საუკეთესო მიდგომაა დაგეგმვისას. შემდეგ კი, დაყავი ეს საქმეები ოთხ ნაწილად (ჩემი ახირება არ არის, ეს მეთოდი ეიზენჰაუერმა მოიგონა):
- არასაჩქარო, მაგრამ მნიშვნელოვანი
- საჩქარო, მაგრამ არც ისე მნიშვნელოვანი
- საჩქარო და მნიშვნელოვანი
- არასაჩქარო და არც მნიშვნელოვანი ასეთი კლასიფიკაცია საქმეების პრიორიტეტიზებაში დაგეხმარება.
გუნდი
თუ კომპანიას არ ჰყავს გუნდი ივენთის ორგანიზებისთვის, ახლა სწორედ ამის დროა – აირჩიე ადამიანები, რომლებსაც აქვთ შესაბამისი უნარები და გაუნაწილე საქმე.
შეადგინე ბიუჯეტი
ბიუჯეტის შედგენა შენი სასწრაფო და გადაუდებელი სიის თავში უნდა მოაქციო. რაც შეიძლება მალე უნდა დააზუსტო, რა თანხა გაქვს ივენთის მოსაწყობად. არ დაგავიწყდეს ბიუჯეტში დღგ-სა, სხვა ტიპის გადასახადებისა და გაუთვალისწინებელი ხარჯების ჩანიშვნა.
დანიშნე წვეულების თარიღი.
ხშირად მინახავს, რომ სასურველი ლოკაციის დაქირავებას არ ჩქარობენ, დაუზუსტებელი თარიღის გამო, შედეგად კი იმედგაცრუებულნი რჩებიან, რადგან ვიღაც სხვამ უფრო სხარტად იმოქმედა და დაასწრო. თარიღის შერჩევისას შეგიძლია იხელმძღვანელო გამოკითხვის ფურცლით ან ონლაინ კითხვარით, სადაც რამდენიმე სავარაუდო თარიღი იქნება მითითებული. გადაწყვეტილების მიღების შემდეგ, დაგზავნე მეილები და მიუთითე RSVP, რაც გულისხმობს იმას, რომ თანამშრომლებმა რაღაც დრომდე უნდა დაადასტურონ წამოსვლა/არ წამოსვლა.
რა ტიპის წვეულებაა?
საამისოდ რამდენიმე საკვანძო კითხვაზე უნდა გქონდეს პასუხი: დღე-ღამის რომელ მონაკვეთში უნდა ჩატარდეს? ადგილზე შეკვეთით, თუ წინასწარი მენიუთი? უფრო “სუფრა” თუ უფრო ცეკვა, იქნებ, ორივე? ღია თუ დახურული წვეულება? თუ იქნება გათვალისწინებული +1 სტუმარი? მოსაწვევები გაიყიდება, თუ თავისუფალია დასწრება?
ივენთის ლოკაცია
მოინახულე ის ადგილები, რომლებიც შენი აზრით, შეეფერება ღონისძიებას. შეარჩიე რამდენიმე კრიტერიუმით: სიმჭიდროვე – დაეტევით? ადგილმდებარეობა – მოსახერხებელია ტაქსით ან საზოგადოებრივი ტრანსპორტით მისასვლელად? თუკი ამ კითხვაზე პასუხი უარყოფითია, მაშინ ბიუჯეტში ტრანსპორტირებისთვის ავტობუსის ხარჯიც უნდა ჩაწერო. შეამოწმე, არის საჭირო ტექნოლოგია, იმ შემთხვევისთვის, თუკი სიტყვით გამოსვლა, პრეზენტაცია და ან სხვა ცოცხალი აქტივობა იქნება დაგეგმილი? თუკი ერთ დარბაზში სხვა წვეულებაც იმართება, გაიგე ინფორმაცია მათზეც. მაგიდების სასურველ განლაგებაზეც შეატყობინე დარბაზის ივენთ მენეჯერს.
შეარჩიე წვეულების თემა
თემატური კორპორატიული ივენთი არ ნიშნავს მხოლოდ ლამაზ კაბებს. თემა უნდა იგრძნობოდეს ყველაფერში: მოსაწვევებში, საკვებში, მუსიკაში, დეკორაციაში… ჰო, რაც შეეხება ამ უკანასკნელს, დეკორაციას საკმაოდ მსუყე ადგილი უჭირავს ბიუჯეტში და თუ მხოლოდ ძირითად ადგილებს გააფორმებ, მაშინ ეს უნდა იყოს: შესასვლელი, ბარი, მაგიდების ცენტრი და სცენა.
საკვები
როგორი ტიპის საკვები იქნება, შვედური მაგიდა თუ სუფრა? ქეთერინგი მოგემსახურებათ, თუ ადგილობრივი სამზარეულო? რა ტიპის კერძები იქნება? გათვალისწინებულია ვეგეტარიანული ან დიეტური საკვები?
სასმელი
მნიშვნელოვანია, იცოდე – სასმელს ადგილზე შეუკვეთავთ თუ წინასწარ? ეს გავლენას იქონიებს ბიუჯეტზეც, თუმცა შეიძლება რაოდენობრივად დაგაკლდეთ სასმელი. შეგიძლია, სასმელისთვის გათვალისწინებული ვაუჩერები წინასწარ დაურიგო სტუმრებს, ეს დაარეგულირებს სასმელის ნორმირებულ განაწილებას.
მუსიკა
ჩემი გამოცდილებით, როდესაც RemBow Events-ში კორპორატიულ წვეულებას ვგეგმავთ, სულ უფრო ხშირად იწვევენ DJ-ის (რომელსაც შეგიძლია მიაწოდო სასურველი მუსიკის სიაც) ან ცოცხალ ბენდს, მზა ფლეი-ლისტების დრო დიდი ხანია წავიდა. თუმცა, ამ შემთხვევაში, რაკი ორგანიზატორი შენ ხარ, გადაწყვიტე როგორც გინდა, მხოლოდ, აუცილებლად შეამოწმე მუსიკალური სისტემის გამართულობა
გართობა
გასართობი ნაწილი უნდა ჯდებოდეს წვეულებისა და დარბაზის სტილში. უამრავი სახალისო რამ შეგიძლია გააკეთო, მომღერალი მიმტანებით დაწყებული, ოღონდ, მაინც და მაინც “მატარებელს” ნუ დაგეგმავ.
სიტყვით გამოსვლები და დაჯილდოება
ხშირად, კორპორატიულ წვეულებებზე სიტყვით გამოდიან, ულოცავენ, აჯამებენ განვლილ წელს, აჯილდოებენ გამორჩეულ თანამშრომლებს და ა.შ. თუკი ასეთი რამ გათვალისწინებული გაქვს, მაშინ თანმიმდევრულად მოინიშნე გამომსვლელთა ვინაობა და სასაუბრო თემა, მოამზადე მიკროფონები სპიკერებისთვის, თუკი ჯილდოა გადასაცემი – ჩააბარე ვინმეს, რომ არსად დაიკარგოს და ღონისძიებამდე აუცილებლად ჩაატარე რეპეტიცია. წვეულების ეს ნაწილი უნდა იყოს ხანმოკლე და სახალისო
ფოტოები
რა თქმა უნდა, Instagram-ის საწინააღმდეგო არაფერი მაქვს, თუმცა პროფესიონალი ფოტოგრაფის დაქირავებას კითხვის ნიშნის ქვეშ ნუ დააყენებ – ესაა ერთ-ერტი მთავარი დოკუმენტი, რომ ღონისძიებამ ბრწყინვალედ ჩაიარა.
უსაფრთხოება
თუ ღონისძიებისთვის გჭირდება დაცვის დაქირავება, იზრუნე, რომ სტუმრებს ამით დისკომფორტი არ შეექმნათ.
მოსაწვევები
მოსაწვევები წვეულების თემატიკის მიხედვით შეარჩიე. თუ ბიუჯეტის დაზოგვა გინდა, დაბეჭდვის მაგივრად, ელექტრონული ფოსტით დაგზავნე.
როგორ გავუწიოთ ორგანიზება მოწვევას? შეკრების დროის შერჩევისას, გაითვალისწინე, რომ სტუმრებს, სამსახურიდან გამოსვლის შემდეგ, მოსამზადებლად საკმარისი დრო ჰქონდეთ. ბევრმა არ იცის, რა არის RSVP – ესაა ფრანგული ფრაზა Répondez s’il vous plaît, რაც ნიშნავს, რომ მოწვეული სტუმრისგან ელიან დასტურს ივენთზე წასვლის შესახებ. RSVP-ის გამოგზავნა ბევრს ავიწყდება, ამიტომ ეგეც უნდა აკონტროლო. მაშ ასე, მოსაწვევი უნდა მოიცავდეს შემდეგ ინფორმაციას: თარიღი, დაწყების დრო, დამთავრების დრო, წვეულების ტიპი, თემა, დრეს-კოდი, მისამართი, თუკი შესაძლებელია, უნდა მისცე საშუალება, მიუთითონ, რა ტიპის მენიუ სურთ (მაგ, დიეტური). თუკი წვეულება მოსაწვევების გაყიდვას მოიცავს, მაშინ გასაყიდად ცალკე ძალისხმევა დაგჭირდება
სტუმრების განთავსება
იმ ყველაფრის ფონზე, რაზეც ზევით ვისაუბრე, ეს ერთი შეხედვით, მარტივი ჩანს, თუმცა, ნუ იჩქარებ. რომელი კერძი მოართვან პირველი? ვინ სად დასვა, დააჯგუფო, თუ შერეულად? ასევე, არ დაივიწყო, რომ ადგილზე ადრე მიხვიდე, შეხვდე ივენთ მენეჯერს, შეამოწმო, რომ ყველაფერი ზუსტად ისეა, როგორც ელოდი (როგორც წესი, გაუგებრობები ბოლო წუთებში იჩენს ხოლმე თავს), გაეცანი ყველას, ვინც მოემსახურება ღონისძიებას, რათა იცოდნენ, ვის მიმართონ კითხვების შემთხვევაში.
ივენთის პროცესის მართვა
თან გქონდეს განრიგი, სტუმრებისა და პერსონალის სია, შეამოწმე ყველაფერი და არ დაგავიწყდეს, თავადაც გაერთო! (როდესაც გეგმავ კორპორატიულს ეს დიდ პასუხისმგებლობას მოიცავს რომ გართობის ხალისი შეიძლება საეღტოდ არ გქონდეეს! ეს არაფერია ჩვეულებრივი მოვლენაა! ყველაფერი ამით არ მთავრდება! ღონისძიების შემდეგ, ჰკითხე სტუმრებს, როგორი შთაბეჭდილებები მიიღეს და რას გააუმჯობესებდნენ მომდევნო წელს.
ლევან მდინარაძე
DJ Rembow
ივენთ კომპანია Rem Bow Events ის დამფუძებელი. თუ გინდა რომელიმე სხვა ტემაზე მიიღო პასუხი, მომწერე და ვეცდები შემდეგ ბლოგში ვისაუბრო.
